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國網(wǎng)黑龍江黑河供電全面規(guī)范開展檔案數(shù)字化管理

來源：中國能源新聞網(wǎng) 時(shí)間：2023-11-14 16:45

　　中國能源新聞網(wǎng)訊（梁金韜）在實(shí)施“數(shù)字化”企業(yè)建設(shè)過程中，國網(wǎng)黑龍江黑河供電公司為加強(qiáng)檔案資料管理，將多年來涉及企業(yè)及員工的具有保存價(jià)值的文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗等采用拍攝、掃描等進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在硬盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實(shí)物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，規(guī)范建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有存儲(chǔ)、管理、共享等功能。

　　一是實(shí)現(xiàn)組織規(guī)范。對(duì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。二是實(shí)現(xiàn)人員規(guī)范。為有效推動(dòng)檔案數(shù)字化管理，國網(wǎng)黑河供電公司配備了熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的專職管理人員，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)閷?shí)物檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的兼職技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識(shí)并熟悉本職工作的操作人員等。三是實(shí)現(xiàn)流程規(guī)范。開辟了檔案數(shù)字化專用加工場地，配置了相關(guān)設(shè)備設(shè)施并進(jìn)行合理布局，形成了檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域和相關(guān)流程。四是實(shí)現(xiàn)采集規(guī)范。在數(shù)字化過程中，注重保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。數(shù)字化前對(duì)破損的材料進(jìn)行剪切、修復(fù)技術(shù)加工，使材料更加完整；數(shù)字化時(shí)注重細(xì)節(jié)，力求程序規(guī)范，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一道工序的技術(shù)要點(diǎn)、注意事項(xiàng)都作出明確的規(guī)定。數(shù)字化錄入后，由檔案管理人員對(duì)數(shù)字文件進(jìn)行審核，確保無遺漏、重復(fù)錄入等情況，杜絕不清楚、無法辨認(rèn)的數(shù)字文件，確保真實(shí)反映實(shí)物檔案的有關(guān)信息，最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。四是實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收規(guī)范。制定落實(shí)了檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，主要檢查數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等，確保應(yīng)檢率達(dá)到100%，檢驗(yàn)合格率達(dá)到100%。

　　通過科學(xué)規(guī)范的管理，目前該公司已經(jīng)將18695份文件、385件實(shí)物、932個(gè)特殊載體（聲像）等檔案全部實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”，相關(guān)工作正在持續(xù)推進(jìn)中。檔案數(shù)字化后，原有的實(shí)物檔案可以有效保存起來，避免了經(jīng)常查閱帶來的損傷，又方便了統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢，使得查閱檔案更加準(zhǔn)確快捷，數(shù)據(jù)備份更為快速全面，存儲(chǔ)空間更為精巧靈活，日常維護(hù)更為方便安全，節(jié)省了保管設(shè)備和人員方面開支，推動(dòng)企業(yè)“數(shù)字化”“精益化”管理水平“雙提升”，得到省市級(jí)檔案管理部門的一致好評(píng)。

　　責(zé)任編輯：江蓬新

　　校對(duì)：楊娜